文書のレイアウトデザインとは?

それって、Officeテンプレートのデザインから選べばOKなんでしょ?
という声が、お客様からも上がったりします。

もったいない。テンプレートは提案書をめくってもめくっても出てくる、貴重なアピールの場です。それが醸し出す雰囲気は、貴社のイメージ、ひいてはブランディングに関係してきます。せっかくですので、貴社ならではのデザインにしましょう。

かといって、たとえば、入札案件で回答提案書を提出する際、多色づかいのカラフルなデザインや、さまざまな種類のフォントは必要あるでしょうか。

かえって読みづらくさせるだけかもしれませんね。それは貴社の印象に良い影響を与えるでしょうか。

このように、大量の文書になると、正確にスムーズに読めれば、それがベストという場合もあります。
そのような場合はカスタマイズされたデザインなど不要?

いえいえ。そんなときにこそ、貴社オリジナルのレイアウトデザインが生きてきたりするのです。

ユーザビリティ、あるいはアクセシビリティという言葉は、Webを制作するときによく聞く言葉ですが、製品の操作や文書の読み方にも同様の考え方が活用できます。

つまり、読み手にとって、それは読みやすいかどうか、読むという動作に何らかの困難がある人にとっても、より読みやすく、すっと分かるものを提供できているかどうか、そうした読み手への配慮ができているかどうかを考えるための手法です。

文書のレイアウトのポイントは、読みやすさ、わかりやすさです。読み手にいかに負担をかけずに内容を理解してもらうか、そしてこちらが望む行動をとっていただくか、ということが大切です。華美なものは、時と場合に応じて必要なだけ、提供します。

たとえば、何でもない、真っ白なスライドに、タイトルと見出し、箇条書きなどのスタイルを設計する。これがレイアウトデザインの基礎になります。

 

レイアウトデザイン例

レイアウトデザイン例

 

どのくらいの文字サイズにするか、文字間、行間はこれでよいか、フォントはこれでよいか、色を変えるか、等々。
箇条書きの行頭がすべて、縦一線にそろっているととても読みやすく、美しくなります。
見出しと本文のメリハリもきれいさに一役買ってくれるでしょう。
配置を精密に設計しておくと、とても美しくなるものです。

まずは、自分がレイアウトしたものを、客観的にみて、きれいだと思えるかどうか。読みやすくわかりやすいと思えるかどうか。このあたりをモノサシとしてみるのもよいかと思います。

 

(2011年11月の「提案書の杜」を再編集)

 

 


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提案書作成コンサルタント 水嵜 清美 |  グッドプロポーザル
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